الهيكل التنظيمي

أولا: الأغراض الرئيسة للإدارة:

1. جمع المخطوطات الإسلامية، وحفظها بطريقة عصرية، وتسهيل الانتفاع بها خدمة للتراث الإسلامي.
2. إحياء وتعزيز الدور الفاعل للمكتبات الإسلامية وتأكيد دورها في الإسهام الإيجابي في نشر الثقافة الإسلامية.

ثانيا: اختصــاصــات الإدارة:

1. وضع سياسات وخطط وبرامج ووسائل جمع واختيار واقتناء المخطوطات الإسلامية، ومتابعة تنفيذ ما مت إقراره منها.
2. اتخاذ إجراءات صيانة وترميم وحفظ المخطوطات بالطرق العلمية.
3. التخطيط لتوسيع مجال إحياء التراث الإسلامي ونشره، واقتناء النسخ الخطية والعمل على تنظيمها، وفهرستها وحفظها.
4. توثيق العالقات مع مراكز المخطوطات المحلية والعالمية، وتبادل المخطوطات والمعلومات معها.
5. اتخاذ كافة إجراءات التعريف بالمخطوطات.
6. وضع السياسات والخطط والبرامج لبناء مجموعات الكتب والأوعية الثقافية الأخرى.
7. تلقي ودراسة مقترحات المكتبات الإسلامية العامة والفرعية حول مصادر المعلومات واحتياجاتها من المصادر والمراجع والأوعية الثقافية الأخرى، وتنفيذ ما يعتمد منها.
8. الإشراف الفني والإداري على المكتبات الإسلامية العامة والفرعية والملحقة بالمساجد، وتوفير احتياجاتها من العمالة والتجهيزات.
9. وضع نظم إعارة الأوعية الثقافية والاستفادة من المكتبات الإسلامية.
10. إنشاء وتنمية التصنيف الموحد طبقا للقواعد الفنية المكتبية الحديثة، وتعميم ما يتم إنجازه من هذا التصنيف على المكتبات الإسلامية العامة والفرعية.
11. التعاون والتنسيق مع أجهزة الوزارة المختلفة وغيرها للحصول على البحوث والدراسات الإسلامية التي تجريها أجهزة الوزارة، والعمل على تيسير الاطلاع عليها.
12. توثيق العالقات مع المكتبات الإسلامية المحلية والعالمية وتبادل المعرفة والخبرات والأوعية الثقافية معها.
13. العمل على تكوين جماعات أصدقاء المكتبة الإسلامية وتوجيههم للمشاركة في البرامج المكتبية المختلفة.

ثالثا: التقسيمات الداخلية للإدارة واختصاصاتها:

- يتكون البناء التنظيمي للإدارة من الوحدات التالية:

1. مراقبة المخطوطات.
2. مراقبة المكتبات.
3. مراقبة الخدمات الإدارية والتجهيزات.

أولا: مراقبة المخطوطات وتختص بما يلي:

1. البحث واقتناء المخطوطات التي تخدم الدعوة الإسلامية وتبرز حضارة الإسلام.
2. وضع النظم الآلية لمصادر المخطوطات والاستفادة من هذه النظم في إثراء مكتبة المخطوطات.
3. الإشراف على حفظ وصيانة المخطوطات الإسلامية.
4. الإشراف على عمل نسخة أرشيفية للمخطوطات وحفظها وفق مقاييس ومعايير عالمية.
5. الإشراف على كافة أنشطة الأقسام التابعة لها.

وتتكون من الوحدات التنظيمية التالية:

أ-قسم البحث والتصنيف.

ب- قسم الحفظ والمعاجلة.

• قسم البحث والتصنيف ويختص فيما يلي:

1. البحث واقتناء المخطوطات التي تخدم الدعوة الإسلامية وتبرز حضارة الإسلام.
2. إعداد البيانات والمعلومات عن المخطوطات للتعريف بها.
3. فهرسة وعمل أرشيف خاص بمحتويات المخطوطات.
4. متابعة كل ما يستجد من قواعد وتعديلات على نظم فهرسة وتصنيف المخطوطات وتطبيق المناسب منها.
5. توثيق العالقات مع مراكز المخطوطات العالمية ووضع نظم وقواعد لتبادل وإهداء المخطوطات معها.
6. وضع النظم الآلية لمصادر المخطوطات والاستفادة من هذه النظم في إثراء مكتبة المخطوطات.

• قسم الحفظ والمعالجة ويختص فيما يلي:

1. حفظ وصيانة المخطوطات الإسلامية.
2. القيام بكافة أعمال التصوير والترميم والمصغرات الفيلمية.
3. تجليد المخطوطات وإعدادها للعرض والاستخدام.
4. التأكد من استمرارية كفاءة تشغيل الآلات والأجهزة ومتابعة أعمال الصيانة الدورية لها.

ثانيا: مراقبة المكتبات وتختص بما يلي:

1. دراسة احتياجات المكتبات الإسلامية حول مصادر المعلومات وتقييم هذه المصادر.
2. إجراء البحوث والدراسات عن المجموعات المكتبية بالمكتبات بما يدعم دورها إلى جانب تطوير الخدمة المكتبية.
3. إنشاء وتنمية التصنيف الموحد طبقا للقواعد الفنية المكتبية الحديثة وتقييم ما يتم إنجازه من هذا التصنيف على المكتبات.
4. المساهمة في تطوير المكتبات وتنميتها وتحسن خدماتها.
5. الإشراف على كافة أنشطة الأقسام التابعة لها.

وتتكون من الوحدات التنظيمية التالية:

• قسم بناء المجموعات والبحوث.
• -قسم الإعداد الفني.
• -شعب مكتبات المحافظات.

• قسم بناء المجموعات والبحوث: ويختص فيما يلي:

1. وضع خطط بناء المجموعات ومصادر المعلوماتي وتطويرها.
2. تلقي ودراسة احتياجات المكتبات الإسلامية حول مصادر المعلومات، وتقييم هذه المصادر.
3. متابعة ورود الكتب والمواد المكتبية، ووضع خطط توزيعها على المكتبات، وحصر ما لم يرد منها وذلك بالتنسيق مع قسم التجهيزات.
4. الإشراف الفني على المكتبات، وتقومي الجانب الفني لأداء أمناء المكتبات ومساعديهم.
5. وضع نظم الإعارة الداخلية والخارجية للكتب والمراجع والأوعية الثقافية الأخرى، وتحليل إحصائيات الإعارة والمستفيدين من المكتبات الإسلامية.
6. فحص الكتب والمراجع والدوريات، واختيار المناسب منها.
7. تنفيذ المشاريع المعتمدة لتوفير الكتب والمراجع وغيرها من الأوعية الثقافية.
8. إعداد الميزانية التقديرية اللازمة لشراء الكتب والراجع والدوريات والأوعية الثقافية الأخرى.
9. وضع النظم التي تكفل تيسير استخدام المجموعات المكتبية.
10. إجراء البحوث والدراسات عن المجموعات المكتبية بالمكتبات بما يدعم دورها إلى جانب تطوير الخدمة المكتبية.
11. إعداد نشرة المقتنيات السنوية بالكتب والمراجع المكتبية.
12. دعم وتقوية الصلة مع المكتبات الإسلامية المحلية والعالمية والعمل على تبادل وإهداء الكتب معها.

•  قسم الإعداد الفني ويختص بما يلي:

1. تصنيف المصادر والمراجع والأوعية الثقافية المختلفة وتوزيعها على المكتبات بالتنسيق مع قسم التجهيزات.
2. تكشيف الدوريات وتصنيف موضوعاتها حسب أهميتها.
3. فهرسة المواد الواردة طبقا للتقنيات الدولية والقواعد الفنية الحديثة مع الاستفادة من الحاسب الآلي في تطوير وتحديث نظم التصنيف.
4. متابعة كل ما يستجد من قواعد وتعديلات على نظم الفهرسة والتصنيف وتطبيق المناسب منها.
5. انشاء وتنمية التصنيف الموحد طبقا للقواعد الفنية المكتبية الحديثة، وتعميم ما يتم إنجازه من هذا التصنيف على المكتبات.
6. طبع وتجهيز مجموعات البطاقات المفهرسة لتوزيعها على المكتبات.

• شعب مكتبات المحافظات: وتختص بما يلي:

تتولـى هـذه الشـعب الإشراف علـى مكتبـات كل محافظـة مـن المحافظات وعلـى الأخص تتولـى المهام التالية:

1. المساعدة في حصر احتياجات مكتبات المحافظات من القوى البشرية والمادية والعمل على توفيرها.
2. الإشراف على الخدمات الإدارية في المحافظات والعمل على تحسين مستوياتها.
3. اتخاذ الإجراءات لمتابعة الدوام في المحافظات.
4. المساهمة في تطوير المكتبات وتنميتها تحسين خدماتها.

ثالثا مراقبة الخدمات الإدارية والتجهيزات وتختص بما يلي:

1. الإشراف على احتياجات الإدارة من القوى البشرية والمادية والعمل على توفيرها.
2. متابعة توريد الاحتياجات المطلوبة من الأثاث والأجهزة والتحقيق من مطابقتها للمواصفات ً المعتمدة وتوزيعها طبقا للأولويات الموضوعة.
3. الإشراف على كافة أنشطة الأقسام التابعة لها.

وتتكون من الوحدات التنظيمية التالية:

• قسم الخدمات الإدارية.
• قسم التجهيزات

• قسم الخدمات الإدارية: ويختص فيما يلي:

1. حصر احتياجات الإدارة من القوى البشرية والمادية والعمل على توفيرها.
2. الإشراف على الخدمات الإدارية والعمل على تحسينها.
3. اقتراح نقل وندب وتكليف الموظفين فيما بني المحافظات والمشاركة في اختيارهم وتقييم أدائهم.
4. اتخاذ الإجراءات لمتابعة دوام موظفي المكتبات.
5. فتح الملفات الشخصية للعاملين بالمكتبات ومتابعة بياناتهم وتحديثها وحفظها ومتابعة الإجازات الدورية وغيرها.
6. المشاركة في تنفيذ نظم الجرد السنوي للمكتبات والمخطوطات.

• قسم التجهيزات: ويختص فيما يلي:

1. اقتراح الميزانية التقديرية للأثاث والتجهيزات المطلوبة.
2. ابداء الرأي يفي شأن تصميم وتنفيذ الإنشاءات الخاصة ووضع المواصفات اللازم توافرها في الأثاث والأجهزة المطلوبة.
3. متابعة توريد الاحتياجات المطلوبة من الأثاث والأجهزة والتحقق من مطابقتها للمواصفات المعتمدة وتوزيعها طبقا للأولويات الموضوعة.
4. الإشراف على أعمال الصيانة والنظافة.
5. الإشراف على نقليات الإدارة وتوزيعها حسب خطة العمل.
6. صرف احتياجات الإدارة من القرطاسية والمواد الاستهلاكية.
7. الإشراف على تجليد الكتب والدوريات لإعدادها للاستخدام.